Valtuuston kokouksen kuulumiset (SIKV6)

 

SIKV6/18 kuulumisia:

Valtuusto kokousti aiheinaan excursiosäännöt, vuoden 2017 dokumentit ja killan palautekysely.

Paikalla oli 15 varsinaista valtuutettua ja 3 varavaltuutettua.

Ilmoitusasioina kerrottiin:

  • Lauantaina on Alumni&StudentWeekend ja Syyssitsit.
  • Killan kähmykausi on avoinna.
  • Kaksi kuukautta jouluun.
  • Fuksit ovat fiksuja, koska ovat tajunneet että hyvälaatuisia printtejä voi tehdä itse Printlabissa Väreessä.

Päätettiin nimittää Potentiaalin Tasaus 98 -toimikunnan jäseniksi Ella Eilola, Eero Järvinen, Mikael Liimatainen, Lassi Mölsä, Tuomas Pajunpää ja Jaakko Peni hallituksen esityksen perusteella.

  • Lisäksi päätettiin perustaa kyseinen Potentiaalin Tasaus 98 -toimikunta, jonka toimikausi on Potentiaalin Tasaus 98:aan asti.

Hyväksyttiin killalle uudet excursiosäännöt sääntötyöryhmän esityksen mukaisesti.

  • Säännöissä poistettiin vaatimus siitä, että mm. FXQ:lle ja KP:lle pitäisi ilmoittautua vain ja ainoastaan killan ilmoitustaululla.
  • Myös muita ilmoittautumiseen liittyviä asioita selkiytettiin ja nykyaikaistettiin.
  • Lisäksi muutettiin FXQ:n varasijat ensisijaisesti kiintiökohtaisiksi.

Todettiin, että tilinpäätöksestä 2017 löytyi päivää ennen kokousta virhe käteisvarojen osalta ja näin ollen tilinpäätöstä ei voidakaan hyväksyä vielä.

  • Todettiin, ettei rikosilmoitusta kadonneista käteisistä tehdä.
  • Keskusteltiin syistä käteisen puuttumiseen ja siitä, miten asian voisi estää tulevaisuudessa.

Edellä mainitun takia todettiin, että toimintakertomus, tilikertomus ja tilinpäätös vuodelta 2017 eivät olleet valmiita ja palautettiin ne näin ollen valmisteluun.

Koska em. dokumentit eivät ole valmiina, ei myöskään ollut toiminnantarkastajien lausuntoa käsiteltäväksi.

  • Toiminnantarkastus on kuitenkin käytännössä tehty, joten kunhan tilinpäätös viimeistellään, saadaan myös toiminnantarkastajien lausunto.

Ei myönnetty vastuuvapautta vuoden 2017 tilivelvollisille.

Jatkuvuus- ja kehitystyöryhmä kertoi, että kiltapalautekyselyyn tuli heikosti vastauksia. Käytiin läpi lyhyt kooste kyselystä.

  • Keskusteltiin kyselystä nousseista pointeista: miten kyselyyn saataisiin lisää vastauksia, miksi kiltatoimintaan on vaikea päästä mukaan ja miksi koetaan, että hallituksella on liikaa hommaa ja ajanhallinta hukassa.
    • Kyselyn vastaajamäärää voisi parantaa mahdollisesti paremmalla mainostuksella, näkyvyydellä kiltahuoneella ja paremmilla palkinnoilla. Lisäksi pohdittiin, voisiko kyselyä keventää vai onko se edes tarpeen.
    • Kiltatoimintaan mukaan pääsemisestä huomioitiin, että helposti esim. kähmyjen mainostus kohdistuu fukseille ja muut vuosikurssit jäävät pimentoon. Lisäksi todettiin, että kiltatoimintaan voi olla hankalampi lähteä mukaan fuksivuoden jälkeen, jos ei fuksivuonna lähtenyt mukaan ja ei fuksivuoden jälkeen tunne entuudestaan kiltalaisia. Näihin ongelmakohtiin voisi pohtia konkreettisia ratkaisuja ja panostaa ensi vuonna.
    • Hallituksen kiireisyys voi johtua siitä, että kiltatoimintaa tehdään meillä todella ammattimaisesti ja hallituksen jäsenet ovat verrattaen nuoria kiltaiältään, joten hallitusvuosi on varsinkin aluksi paljon uuden opettelua opiskelun ja mahdollisten töiden päälle. Huomioitiin, että voisi yrittää tuoda edeltäjien tietotaitoa ja hyväksi havaittuja käytäntöjä tietoon uudelle hallitukselle paremmin.

Selvennettiin ja muistutettiin, että vuoden alussa on sovittu, ettei kaikkien hallituslaisten ole tarpeellista olla jokaisessa valtuuston kokouksessa paikalla, erityisesti mikäli kokouksessa ei käsitellä hallituksen toimittamia dokumentteja. Hallituslaiset osallistuvat iltakouluihin, joissa käsitellään hallitukseen liittyviä asioita ja mahdollisuuksiensa mukaan myös valtuuston kokouksiin.

  • Tällä päätöksellä on pyritty vähentämään hallituksen kuormitusta muutenkin kiireisen vuoden aikana.
  • Todettiin kuitenkin, että hallituslaiset ovat aina tervetulleita kaikkiin valtuuston tapahtumiin ilman erillistä kutsua.

Päätettiin tämän valtuuston viimeisen kokouksen (SIKV7) päivämääräksi 27.11. ja iltakoulun päivämääräksi 19.11.

  • Kokouksessa käsitellään ainakin vuoden 2017 dokumentit, killan toiminta kolmannen kvartaalin osalta ja lippu- ja merkkiohjesäännön muutokset perustuen uuteen visuaaliseen ilmeeseen.